Danh mục hàng hóa

Hàng hóa được quản lý trong phần mềm theo nhóm. Việc phân nhóm giúp cho quản lý danh mục hàng một cách khoa học, thuận tiện cho theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng nhóm hàng. Cửa sổ làm việc gồm danh sách các nhóm hàng hóa, thể hiện dạng hình cây phân cấp và danh sách hàng hóa trong từng nhóm tương ứng khi được chọn.

Nhóm hàng hóa:

Khái niệm nhóm hàng hóa chỉ thuần túy mang ý nghĩa quản lý, không ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm. Người sử dụng hoàn toàn có thể sử dụng 1 nhóm duy nhất cho tất cả các hàng hóa của mình. Tuy nhiên, để thuận tiện cho quản lý và thống kê báo cáo, nên phân chia hàng hóa làm nhiều nhóm.. Nhóm hàng hóa được tổ chức theo dạng hình cây phân cấp. Số lượng nhóm không hạn chế và do người dùng xác định. Ví dụ: nhóm có thể thiết lập theo chủng loại hàng, theo nhà cung cấp, ... Với hệ thống như vậy, danh mục hàng hóa nên cập nhật vào cấp con cuối cùng trong danh mục nhóm hàng.

Ví dụ: có một nhóm áo, trong đó có 2 nhóm áo ngắn tay và áo dài tay. Khi đó, danh mục hàng áo ngắn tay cập nhật vào nhóm áo ngắn tay; áo dài tay – nhóm áo dài tay; không nên cập nhật vào nhóm áo (chung chung)

Việc xây dựng hệ thống nhóm hàng do người sử dụng tự quyết định. Thông thường, nhóm hàng hóa được tổ chức theo chủng loại hàng, thuận tiện cho việc quản lý và báo cáo thống kê về doanh số, hiệu quả kinh doanh

Các thông tin về nhóm hàng:

Mã nhóm hàng có độ dài tối đa 5 ký tự và không được trùng lặp.

Tên nhóm hàng có độ dài tối đa 50 ký tự

Nguồn cung cấp: thông tin này có ý nghĩa quan trọng cho thống kê báo cáo và một số nghiệp vụ trong phần mềm.

Ví dụ minh họa: Nhóm hàng hóa được tổ chức theo chủng loại hàng, chẳng hạn áo sơ mi nam dài tay. Tuy nhiên, loại hàng này có nhiều hàng hóa của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Trong trường hợp này, nên tạo ra các nhóm con cho từng nhà cung cấp, và xác định nhà cung cấp của nhóm tương ứng với nhà cung cấp trong danh mục đối tác. Như vậy, khi cần số liệu hàng hóa liên quan đến chủng loại, phần mềm sẽ dựa vào cấu trúc nhóm; khi cần hàng hóa liên quan đến nguồn cung cấp - phần mềm dựa vào thông tin nhà cung cấp của nhóm

Khi chọn dữ liệu xuất hàng (lập phiếu xuất kho) theo nhà cung cấp, phần mềm sẽ dùng thông tin này để xác định tất cả hàng hóa của nhà cung cấp cụ thể. Trường hợp này có thể xảy ra khi xuất hàng trả lại cho nhà cung cấp (hàng ký gửi chẳng hạn)

Nếu tổ chức nhóm hàng theo nguồn cung cấp (mỗi nhà cung cấp là một nhóm duy nhất) thì thông tin này không cần thiết

Thao tác chức năng:

Chức năng Ý nghĩa
Thêm bổ sung nhóm hàng mới. Nhóm mới sẽ được bổ sung vào hệ thống thành cấp con của vị trí được chọn trong danh mục nhóm hàng. Cần điền đầy đủ thông tin trước khi bổ sung
Lưu Hiệu chỉnh thông tin về nhóm hàng. Trong trường hợp này, phần mềm không thay đổi mã nhóm hàng
Xóa Khi xóa nhóm hàng, tất cả hàng hóa trong nhóm sẽ bị xóa. Chỉ xóa được nhóm không có các nhóm con bên trong

 

dannh muc don vi tinhHàng hóa:

Thông tin tối thiểu cần có cho 1 mặt hàng là "Mã", “Mã vạch”, "Tên gọi" và "Đơn vị tính"

Trước khi sử dụng nên xây dựng trước qui tắc thiết lập mã hàng, nên tạo ra mã hàng ngắn, đủ và gợi nhớ

Trong trường hợp sử dụng hệ thống mã tùy chọn của người sử dụng, mã hàng hóa có độdannh muc don vi tinh dài tối đa là 20 ký tự (gồm cả ký tự chữ cái và ký tự số) và không được trùng lặp.

Nếu sử dụng hệ thống mã vạch chuẩn EAN13, độ dài mã hàng là cố định và phụ thuộc vào mã quốc gia, mã nhà sản xuất và phải là các ký tự số.

Ví dụ: nếu mã quốc gia là Việt nam (893), mã nhà sản xuất là 12345 thì mã hàng sẽ có độ dài cố định là 4 số (=12-8)

Chiết khấu giá bán tính theo % (10% - nhập 10), xác định tỷ lệ chiết khấu mặc định cho mặt hàng khi xuất bán. Có thể sửa đổi khi làm chứng từ cụ thể

Dự trữ tối thiểu:

  • xác định lượng hàng dự trữ tối thiểu để duy trì hệ thống kinh doanh bình thường, tính theo đơn vị tính của mã hàng.
  • có thể không xác định nếu không cần thiết
  • nếu có giá trị được xác lập ở đây, hệ thống cảnh báo tự động sẽ kiểm tra và thông báo thông tin “Tồn kho …” trong menu tác nghiệp cảnh báo tồn kho

Các thông tin khác: thời gian bảo hành (tháng), vị trí kho, hình ảnh hàng hóa (tên tệp tin), trang mô tả (tên tệp tin)

Đơn vị tính: phần mềm sử dụng nhiều đơn vị tính với một loại hàng hóa. Trong danh mục đơn vị tính cần có 01 đơn vị tính mặc định. Trong danh mục hàng hóa cần khai báo đơn vị tính nhỏ nhất thường sử dụng. Các đơn vị tính khác (nếu có) được khai báo tương ứng với giá trị qui đổi về đơn vị tính cơ bản (Click chuột vào ô đvt khác của dòng hàng)

Thao tác chức năng:

Chức năng Ý nghĩa
Nhập dữ liệu

Chỉ có thể nhập được hàng khi chọn một nhóm hàng cụ thể và không ở trong chế độ tìm nhanh mã hàng. Mã hàng không được phép trùng lặp. Ngoại trừ cột mã hàng, dữ liệu các cột khác có thể sao chép và dán được (copy & paste – Ctrl+C & Ctrl+V). Dữ liệu đơn vị tính, nơi sản xuất có thể chọn trong danh mục dữ liệu đã khai báo trước trong dữ liệu hệ thống.

Trong trường hợp dữ liệu đã có sẵn trong bảng tính Excel hoặc Access, có thể sử dụng chức năng cập nhật dữ liệu từ Excel hoặc tệp văn bản thông qua tmSalex Clipboard, rồi dán danh mục đó vào nhóm hàng đã chọn

Lưu ý rằng, mã hàng hóa sử dụng là duy nhất, không nên thay đổi tùy tiện. Các mã hàng có thể điều chỉnh qua công cụ thay thế mã hàng; các mã không sử dụng nữa có thể xóa sau khi khóa sổ cuối năm, chuyển sang năm kinh doanh mới (dữ liệu kinh doanh được phần mềm quản lý theo năm)
Lưu danh mục hàng

Lưu danh mục hàng hóa vào cơ sở dữ liệu hệ thống.

Khi lưu, các mã hàng mới được cập nhật tự động vào các bảng giá bán hàng hiện có với giá bằng 0

Nếu khi lưu, có mã trùng lặp, phần mềm sẽ báo lỗi
Xóa mã hàng Xóa mã hàng trong danh mục hàng hóa và trong tất cả các chứng từ nhập - xuất – nhập xuất nội bộ, bảng giá, kho hàng
Thay thế mã hàng Thay thế một mã hàng đã có thành mã khác. Khi thay thế, phần mềm sẽ kiểm tra mã hàng mới, nếu đã có trong hệ thống thì không thay được
Nếu thay được, mã này sẽ được thay thế sang mã mới trong tất cả các chứng từ đã có phát sinh với nó
Tìm hàng hóa Bật công cụ tìm hàng hóa trong hệ thống
Nhập mã vạch sẵn có

Sử dụng cửa sổ nhập mã vạch trên cửa số làm việc chính của phần mềm để đọc mã vạch vào danh mục hàng hóa. Dùng chức năng này khi hệ thống sử dụng mã hàng (mã vạch) sẵn có của nhà cung cấp làm mã hàng trong hệ thống của mình

Chức năng này chỉ cập nhật được mã hàng, các thông tin khác (tên hàng hóa, đơn vị tính) phải nhập bằng tay vào mã hàng tương ứng
Hình ảnh, mô tả hàng hóa Click chuột vào ô tương ứng trong danh mục hàng để bật hộp hội thoại chọn tệp tin
Phát sinh mã hàng

Hỗ trợ phát sinh nhiều mã hàng trong cùng một nhóm theo qui tắc ghép mã nhóm với số thứ tự của mã hàng trong nhóm. Để làm điều này cần:

Chọn nhóm hàng cụ thể, di chuyển xuống dòng cuối cùng của danh mục hàng. Di chuyển thêm một số dòng nhất định để tạo ra dòng trống

Xác định độ dài của mã (số lượng ký tự bao gồm cả mã nhóm) và số lượng cần phát sinh

Phát sinh mã: phần mềm sẽ tìm các dòng có mã hàng trống để phát sinh thêm mã mới không phụ thuộc vào các dòng đó có tên hàng hay chưa

Chuyển nhóm Chuyển hàng hóa từ nhóm này sang nhóm khác thông qua tmClipboard
Cập nhật mã vạch Phát sinh mã vạch cho hàng hóa tự động (EAN13) hay dùng mã hàng làm mã vạch
Kiểm tra danh mục

Mặc định, khi thao tác với dữ liệu, các số liệu cần thiết để quản lý dữ liệu phát sinh được phần mềm cập nhật tự động.

Tuy nhiên, nếu xảy ra sự cố dữ liệu, có thể sử dụng chức năng này đề kiểm tra tính đầy đủ của hàng hóa, cập nhật các thông tin cần thiết cho quản lý. Các mã hàng khai báo nhưng không sử dụng sẽ bị xóa
Qui tắc mã

quy tac ma hangNếu bạn có qui tắc về mã hàng có thể khai báo ở đây. Chức năng này giúp hệ thống báo cáo lập báo cáo tương ứng

Ví dụ: trong mã hàng, 2 ký tự thứ 8 và thứ 9 dùng để khai báo kích thước hàng hóa (size). Khi đó có thể lập báo cáo kinh doanh cho tất cả các mặt hàng cùng 1 size nào đó …

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.