Quy ước tác nghiệp – nhập dữ liệu

tmHotel là phần mềm ứng dụng trên môi trường MS Windows, sử dụng các qui tắc điều khiển và hoạt động của nó. Một số đặc điểm cần lưu ý khi làm việc với các cửa sổ, hộp hội thoại và các đối tượng trình bày và nhập dữ liệu bao gồm:

Hệ thống điều khiển:

Hệ thống điều khiển bao gồm các menu và các phím nhấn chức năng. Các menu gồm hình ảnh biểu tượng và tiêu đề. Các phím chức năng chỉ được trình bày bằng các hình ảnh biểu tượng minh họa chức năng với thông tin trợ giúp nhanh về chức năng của nó. Dừng chuột trên phím 2 giây, hướng dẫn nhanh sẽ hiện ra

Phím tắt: phần mềm Quản lý lễ tân đòi hỏi thao tác nhanh, tiết kiệm thời gian. Các phím điều khiển trên cửa sổ chính của chúng được hỗ trợ bởi các phím tắt từ F1 đến F12 và các tổ hợp phím Ctrl+[ký tự], Ctrl + [phím chức năng] hoặc Ctrl+Shift+[ký tự]

Thanh trạng thái: các cửa sổ làm việc đang được mở có tiêu đề trong thanh trạng thái của cửa sổ chính, nằm phía trên hoặc dưới  màn hình. Khi làm việc với tmHotel chỉ nên mở đủ các cửa sổ cần thiết để giảm tải cho bộ nhớ máy tính

Hệ thống menu và phím chức năng trên các cửa sổ làm việc có thể truy cập thông qua: click chuột trái (mặc định) trên phím, các tổ hợp phím nóng hoặc (xem trong tooltip) hoặc menu popup thông qua phím chuột phải trên cửa sổ làm việc hoặc bảng dữ liệu (sheet) có trên cửa sổ đó

Dữ liệu dạng bảng (Sheet)

Phần lớn dữ liệu trong chương trình được thể hiện dạng bảng gồm các cột và các dòng. Tùy thuộc vào chức năng hoặc tình huống xử lý dữ liệu cụ thể, dữ liệu trong các ô (cell) có thể sửa đổi hoặc không. Ô (cell) được đánh dấu (selected) hiện thời trong bảng có màu khác với màu nền hiện tại. Để di chuyển trong bảng lưới có thể sử dụng các phím điều khiển con trỏ, lật trang, cuộn các thanh cuốn hoặc phím chuột lăn

Dữ liệu trong các cột được trình bày mặc định:

  • Dữ liệu kiểu chuỗi ký tự căn lề bên trái
  • Dữ liệu kiểu này tháng hoặc số được căn lề bên phải
  • Dữ liệu kiểu lựa chọn (check) được đánh dấu giữa ô nếu giá trị được chọn hoặc để trống nếu không chọn

Các bảng dữ liệu có thể có nhiều cột, vượt khuất sang phía bên phải trong vùng không thấy được. Khi đó muốn xem thông tin cần di chuyển thanh trượt ngang hoặc bằng phím sang phải. Trong trường hợp này, một số cột phía bên trái bảng có thể giữ cố định để có đủ thông tin cần thiết cho tham chiếu dữ liệu. Cột cố định này được thể hiện bằng nét vẽ đôi. Đối với các bảng dữ liệu có cột cố định, có thể di chuyển điều khiển sang phải để xem các cột khuất bằng tổ hợp phím Ctrl + ; Tổ hợp phím Ctrl +  sẽ trả lại trạng thái ban đầu của bảng

Nhập dữ liệu:

Đối với các bảng cho phép nhập dữ liệu, nhấn F2 trên ô hiện thời (nếu ô này không bị khóa) sẽ chuyển sang chế độ nhập dữ liệu. Đối với các ô dữ liệu kiểu số hoặc chuỗi ký tự, có thể gõ trực tiếp dữ liệu trên ô đó để chuyển sang chế độ nhập dữ liệu.

Chọn dữ liệu trong danh sách “dropdown” (combobox): các cột dữ liệu kiểu này, có thể chọn bằng chuột hoặc di chuyển trong danh sách bằng phím di chuyển trên bàn phím. Đối với danh sách hỗ trợ khả năng tìm kiếm nhanh (autocomplete) có thể gõ ký tự để tìm kiếm

Các cột dữ liệu kiểu lựa chọn đánh dấu “CheckBox”: thao tác đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn có thể sử dụng phím chuột trái, phím “Enter”

Với các ô dữ liệu kiểu ngày tháng, có thể gõ 6 ký tự số đại điện, phần mềm sẽ tự định dạng theo định dạng trong Windows của người dùng. Ví dụ: nhập hạn sử dụng của hàng trên phiếu nhập, có thể gõ 051208  05/12/2008

Sao chép dữ liệu ô: mặc định, các bảng tính hỗ trợ sao chép (copy) dữ liệu ô tích cực bằng tổ hợp phím Ctrl+C. Sau đó có thể dán sang ô khác (paste) bằng Ctrl+V. Tuy nhiên, chỉ có thể dán tại các ô nhập dữ liệu tự do (số lượng, đơn giá, … tên và đơn vị tính trong danh mục hàng hóa, …)

Thao tác với các hộp nhập liệu Dropdown:

Các hộp nhập dữ liệu loại này bao gồm:

Nhập ngày tháng: dữ liệu kiểu ngày tháng trong phần mềm sử dụng theo định dạng mặc định trong Control Panel của Windows (ngày / tháng / năm hay tháng / ngày / năm). Khi sử dụng phần mềm có thể sẽ đề nghị chuyển ngày tháng về kiểu ngày / tháng / năm nếu định dạng hiện thời trong Windows là kiểu khác. Nhập dữ liệu ngày tháng có thể bằng 2 cách:

  • Chọn ngày tháng bằng cách nhấn vào phím nhấn để bật lịch chọn ngày (để đảm bảo tính tương thích về định dạng ngày tháng của hệ điều hành).
  • Có thể gõ 6 ký tự số đại điện + Enter, phần mềm sẽ tự định dạng theo định dạng trong Windows của người dùng. Ví dụ: nhập ngày tháng , có thể gõ 051208   05/12/2008 ,nhập giờ  430 04:30

Khi lập các chứng từ mới, ngày tháng mặc định sẽ lấy theo ngày tháng trên thanh công cụ của cửa sổ chính (ô đến ngày)

Chọn dữ liệu hệ thống: các loại danh mục hệ thống (kho hàng, bảng giá, đối tác, ...) trên các chứng từ, báo cáo được chọn lựa dựa trên các hộp nhập liệu kiểu ComboBox hoặc hộp nhập dữ liệu thông thường có phím nhấn. Với các ComboBox có thể sử dụng phím F4 để bật danh sách tìm kiếm; với các hộp nhập liệu thông thường, có thể gõ mã trực tiếp hoặc nhấn phím bật danh sách tìm kiếm.

Tùy biến các bảng dữ liệu

tuy bien bang du lieuĐây là một tùy chọn hữu ích cho người sử dụng trong quá trình tác nghiệp với chứng từ, báo cáo trong hệ thống. Tùy chọn này được thể hiện dưới dạng một menu popup và áp dụng cho các bảng dữ liệu trên cửa sổ làm việc. Để truy cập menu cần nhấn phím chuột phải (mặc định) trên tiêu đề mỗi cột dữ liệu trong bảng hoặc trên hệ thống menu chức năng phía dưới cửa sổ chính của phần mềm.

Sao chép dữ liệu: chức năng dùng để trung chuyển dữ liệu giữa tmHotel với các phần mềm ứng dụng khác trên Windows. Toàn bộ dữ liệu được copy vào bộ nhớ đệm của Windows, định dạng với bảng mã unicode, các cột được ngăn cách bởi một ký tự Tab. Khi dán chúng sang phần mềm ứng dụng khác, cần định dạng font chữ trong phần mềm đó với các font unicode. tmHotel chỉ chuyển dữ liệu các cột và hàng đang được hiển thị. Dữ liệu các cột và hàng bị che ẩn bởi không được xuất ra.

Di chuyển ô theo chiều đứng: nhiều bảng dữ liệu trong phần mềm được thiết kế mặc định di chuyển vị trí ô dữ liệu tích cực theo phương ngang sau khi người dùng nhập dữ liệu và nhấn phím Enter. Chức năng này giúp di chuyển ô tích cực theo chiều đứng. Ví dụ: khi lập phiếu nhập kho, có thể nhập trước danh mục hàng trên phiếu sau đó nhập giá cho các mặt hàng liên tục. Khi đó, nên bật chức năng này để sau khi nhập giá cho một mặt hàng, ô tích cực chuyển đến vị trí nhập giá cho mặt hàng ở dòng tiếp theo.

Tùy chọn trình bày báo cáo:

dinh dangLà tiện ích hỗ trợ định dạng cách trình bày các bảng dữ liệu về màu sắc, font chữ, căn lề, cố định cột dữ liệu

  • Độ rộng cột dữ liệu thay đổi bằng cách giữ phím chuột trái tại ví trí phân chia các cột trên thanh tiêu đề cột, kéo và thả chuột. Nhắp đúp chuột trái ở đây sẽ tự động dãn kích thước cột cho phù hợp với dữ liệu có trong cột
  • Đồng thời ở đây có thể tùy biến định dạng báo cáo nhanh cho bảng dữ liệu về kích thước giấy in, chiều in, thông tin ngày tháng, người ký …
  • Lưu ý: các thay đổi định dạng bảng dữ liệu có hiệu lực tức thì; khi trả lại trạng thái ban đầu (phím “mặc định”) – cần đóng cửa sổ có bảng tính đó và mở lại để phục hồi định dạng ban đầu

In báo cáo nhanh

Chức năng hỗ trợ in báo cáo dựa trên bảng dữ liệu cụ thể theo các định dạng được xác lập qua thuộc tính bảng dữ liệu

Trang báo cáo được hiển thị trước trên màn hình để xem và điều chỉnh nếu cần thiết, sau đó có thể in ra giấy

Độ rộng các cột in được tính theo độ rộng cột dữ liệu trên màn hình

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.