Danh mục dữ liệu hệ thống

Dữ liệu hệ thống bao gồm danh mục các nhóm thông tin cần xác lập trước, thiết yếu phải có để đảm bảo hoạt động bình thường của hệ thống.

Dữ liệu hệ thống ít biến động theo thời gian sử dụng phần mềm. Khi cần thiết cần phải bổ sung. Nếu xóa dữ liệu hệ thống mà đã được sử dụng trong các chứng từ đã phát sinh, dữ liệu quản lý trong chương trình có thể bị sai lệch

Một số loại dữ liệu hệ thống cần khai báo giá trị mặc định - được sử dụng mặc định cho các loại chứng từ hoặc các thao tác nghiệp vụ trong phần mềm (tiền tệ, hình thức thanh toán)

Đơn vị tiền tệ:

  • Là các đơn vị tiền thường sử dụng trong quá trình phát sinh giao dịch
  • “VND” là đơn vị tiền mặc định, có thể thay đổi giá trị mặc định để thuận tiện cho nghiệp vụ
  • Trong các báo cáo doanh số, công nợ, hiệu quả…đơn vị tiền tệ được quy đổi về một đơn vị tiền: tiền Việt.

Hình thức thanh toán: Sử dụng để theo dõi hình thức thanh toán của các hóa đơn, các phiếu thu chi

Lý do ở khách sạn: Sử dụng để theo dõi báo cáo, phân loại  Khách Hàng theo mục đích: du lịch, công tác…

Phân loại phòng:

  • Sử dụng để phân loại phòng, phù hợp với từng loại khách hàng
  • Việc phân loại phòng giúp cho người quản lý dễ định giá và phân bổ phù hợp với từng đối tượng khách

Quốc tịch:

  • Sử dụng để khai báo quốc tịch cho Khách 
  • Mặc định là Việt Nam

Trạng thái phòng:

  • Để khai báo tình trạng phòng, có thể sử dụng hay đang bảo trì, cho thuê….
  • Khi khai báo tình trạng phòng thì mặc định phòng đó sẽ xuất hiện hình ảnh cảnh báo Phòng Bận, không thể sử dụng

Tình trạng thiết bị: Sử dụng để khai báo tình trạng của thiết bị, vật tư đang có trong 1 phòng cụ thể  

Ví dụ: hỏng hoàn toàn, đang bảo hành, cần thay thế

Danh mục Ngân Hàng: Lưu trữ thông tin về các Ngân Hàng phù hợp với hình thức thanh toán chuyển khoản Việc khai báo chi tiết giúp Quản Lý thao tác nhanh trong quá trình nhập liệu

Danh mục Thiết Bị:

danh muc thiet biNhóm thiết bị

Danh mục “Thiết Bị” có thể được phân thành nhiều nhóm tùy theo tính chất của thiết bị.

Việc phân nhóm mục đích dễ dàng trong thao tác quản lý.

Danh mục thiết bị:

  • Danh mục các thiết bị có trong khách sạn
  • Danh sách lưu các thông tin như Mã (Người dùng tự nhập hoặc tự động phát sinh, độ dài mã bao gồm 7 ký tự), tên thiết bị, nơi sản xuất.
  • Các loại thiết bị chưa đưa vào sử dụng ta có thể xóa, nhưng nếu đã sử dụng thì không thể xóa. Trong trường hợp ta không dùng thiết bị đó nữa thì phải đánh dấu vào cột “Không sử dụng” rồi lưu lại.

Lưu ý : Để xóa một nhóm ”thiết bị”  thì trước tiên phải xóa hết các thiết bị có trong nhóm đó.

Thao tác với các chức năng:

Chức năng Ý nghĩa
Dữ liệu Nạp lại danh mục thiết bị ứng với “Nhóm” được chọn
Chỉ có thể thao tác nhập liệu tại nút “Nút Con” thấp nhất
Nhóm Chỉ hiển thị các nhóm thiết bị
Chuyển

Có thể chuyển thiết bị từ nhóm này sang nhóm khác nhờ chức năng “chuyển” trên menu

Để chuyển một thiết bị sang nhóm khác, đánh dấu thiết bị cần chuyển. Chọn nhóm cần chuyển đến (Sơ đồ cây) chọn “Chuyển”
Xóa Chỉ xóa được các thiết bị chưa đưa vào sử dụng
Trong trường hợp ta không dùng thiết bị đó nữa thì phải đánh dấu vào cột “Không sử dụng” rồi lưu lại
Lưu dữ liệu Lưu lại các thay đổi trong bảng giá

to chuc phongDanh mục phòng

  • Danh sách toàn bộ phòng trong khách sạn
  • Cách tổ chức tương tự như “Danh mục thiết bị”, bao gồm nhóm phòng và danh sách phòng trong nhóm

Nhóm phòng

  • Dùng để phân biệt vị trí của các phòng, thuận tiện thao tác quản lý.
  • Chọn màu thể hiện cho mỗi nhóm phòng giúp cho nhân viên quản lý có thể phân biệt được vị trí các phòng một cách nhanh chóng, nghiệp vụ thuận tiện   
  • Cách thức tổ chức của nhóm phòng quyết định cách thức thể hiện thông tin, báo cáo trong các chức năng khác của phần mềm

Danh sách phòng

danh sach phongLà danh sách các phòng thể hiện các thông tin:

  • Tên phòng, số giường, số điện thoại, phân loại phòng
  • Bảng giá phòng: Bảng giá có đơn vị tiền tệ được nạp từ “Danh mục đơn vị tiền tệ” trong phần “Dữ liệu hệ thống”.
  • Với mỗi đơn vị tiền tệ sẽ có 1 bảng giá tương ứng
  • Bảng giá Mặc định được lấy từ đơn vị tiền tệ mặc định (VNĐ)
  • Chức năng chuyển phòng từ nhóm này sang nhóm khác tương tự như chức năng “Chuyển”  thiết bị ở trên

Hàng hóa - dịch vụ, phân nhóm và giá bán cách thể hiện và nhập liệu tương tự khi thao tác với Danh Mục Phòng

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.